VITAL FUNK Kafipause — Tipps
Die aktuelle Situation ist für alle neu und ungewiss. Viele wurden ohne grosse Vorbereitung ins Homeoffice geschickt, was grundsätzlich gut ist, weil damit die Gesundheit aller gewahrt werden kann. Viele sitzen nun isoliert zuhause vor dem PC, der Austausch mit den Kollegen in der täglichen Kafipause fällt weg. Kenntnis über die eigene Resilienz und wie diese gestärkt werden kann, ist in einer länger andauernden Homeoffice-Phase sehr wichtig. Hier können wir als Experten Zuhören, Unsicherheit nehmen und wertvolle Tipps geben.
In der 20-minütigen digitalen Kafipause tauschen wir uns von Dienstag bis Donnerstag jeweils um 9.40 Uhr maximal zu zehnt über MS Teams aus. Dabei definieren wir pro Tag jeweils Themenschwerpunkte. Die Tipps, welche wir in der Kafipause geben, möchten wir gerne mit allen teilen.
Produktivität im Homeoffice
Produktives Arbeiten
- Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten im Kalender fix blockieren (jeweils max. 1–2h Blöcke).
- Monotasking: sich nur mit einer einzigen Aufgabe «gleichzeitig» beschäftigen.
- Klare Regelungen innerhalb des Arbeitsteams, über welche Kanäle welche Inhalte kommuniziert werden.
Grosse Aufgaben in kleine aufteilen
- Vorab drei Tagesziele setzen. Wieso drei? Die Drei symbolisiert die Vereinigung der positiven Kräfte von Körper, Geist und Seele. Drei Impulse, die in gleichen Zeitabständen erfolgen, machen den dritten Impuls vorhersehbar. Deshalb reicht es bis drei zu zählen, wenn beispielsweise ein Start markiert oder mehrere Personen gleichzeitig etwas tun sollen.
- Aus diesen drei Tageszielen heraus ergeben sich die wichtigsten Dinge des Tages, an denen sich der Tag automatisch ausrichtet. Alle weiteren Entscheidungen fallen so leichter.
Für eine angenehme Arbeitsplatzumgebung sorgen
- Büro so einrichten und gestalten, dass ein Arbeitsplatz besteht und Sie die notwendigen funktionierenden „Werkzeuge“ und Instrumente zur Verfügung haben.
- Nutzen Sie das Sofa oder den Lesestuhl für die Freizeit und nicht für die Arbeit (Abgrenzung).
Den Zeitdieben keine Chance geben
- Social Media während Arbeits- resp. Produktivitätszeit abstellen.
- Push-Nachrichten deaktivieren.
- Mailbearbeitung auf fixe Zeiten einschränken.
Pausen- und Feierabendgestaltung
Pausen sind wichtig
- Planen Sie die Anzahl Pausen pro Tag konsequent ein (auch kurze Pausen), besprechen Sie Ihre Tagesplanung am Frühstückstisch mit Ihrer Familie oder tragen Sie diese in einem Wochen- oder Tagesplan ein.
- Verbringen Sie die Pausen ohne Handy oder Laptop (kurze Pausen aber auch die Mittagspause).
- Melden Sie sich am PC ab und leiten Sie geschäftliche Anrufe auf die Combox um.
- Pausen sind nicht dazu da die Wäsche zu waschen oder den Geschirrspüler auszuräumen – gehen Sie auf Ihre Terrasse/Balkon und schnappen Sie frische Luft.
- Wechseln Sie den Raum.
- Bewegen Sie sich (Post holen am Briefkasten, Musik hören und herumlaufen).
- Einfache Körperübungen helfen zum Entspannen.
- Schaffen Sie Offline-Zonen in Ihrem Zuhause (Schlafzimmer, Küche etc.) – dort haben Handy und Laptop nichts zu suchen.
Den Feierabend zelebrieren
- Beenden Sie den Arbeitstag bewusst – Arbeitsplatz aufräumen und To-Do Liste für den nächsten Tag machen.
- Selektive Erreichbarkeit: Grenzen Sie die Erreichbarkeitseinstellungen auf dem Handy nur noch auf private Kontakte ein.
- Suchen und nutzen Sie Gelegenheiten, um etwas Neues kennenzulernen. Möglichkeiten gibt es viele, wobei es nicht immer etwas Aussergewöhnliches sein muss (bspw. ein Zitat in Ihrer Lieblingssprache lernen, neue Spiele ausprobieren, Puzzle machen, Basteln oder Malen – irgendetwas Kreatives mit den Händen).
- Bewusst TV schauen: wählen Sie gezielte Sendungen, die Ihnen persönlich einen Mehrwert bringen, statt ungeplant zu konsumieren.
- Soziale Kontakte pflegen -> Anruf über Facetime.
Tagesstruktur
- Good Morning – etablieren Sie unter der Woche eine Morgenroutine, welche sich vom Wochenende unterscheidet. So stellen Sie sich bereits morgens auf den Arbeitstag ein. Nutzen Sie Ihr Handy zudem erst nach dem Frühstück, damit Sie eine klare Trennung zwischen Morgenroutine und Arbeit haben.
- Nachteulen vs. Early Birds – endlich sind Sie nicht mehr dem sozialen Jetlag vorgegebener Arbeitszeiten unterlegen. Orientieren Sie sich in der Tages- und Wochenplanung an Ihrem eigenen Biorhythmus. Dieser beeinflusst Ihre Effizienz und Leistungsfähigkeit massgeblich.
- Setzen Sie neue Erwartungen – es ist unrealistisch, 8h hocheffizient und produktiv im Homeoffice arbeiten zu können. Durch die zunehmende Digitalisierung vieler Arbeitstätigkeiten reduziert sich die Konzentrations- und Aufmerksamkeitsspanne zusehends. Planen Sie deshalb Ihren Arbeitstag gezielt mit genügend Pausen und setzen Sie sich Tagesziele (siehe Tipps vom 24.03.2020).
- Digital ist Standard, analog ist Kunst – nutzen Sie immer mal wieder analoge Instrumente (Notizheft, Papier und Stift) – handschriftliches Brainstorming regt die Kreativität an. Zudem kann unser Gehirn Handschriftliches besser merken als digital Notiertes.
- Endlich die beste Kantine der Welt – aber es muss auch selbst gekocht werden: achten Sie auf eine ausgewogene Ernährung. Planen Sie deshalb insbesondere Ihre Mittagsmenüs im Voraus. So verlieren Sie auch nicht zu viel Zeit beim Kochen und können Ihre Mittagspause wirklich geniessen.
- Stay focused – normalerweise verbringen wir unsere Freizeit zuhause und sind entsprechend danach konditioniert, weshalb man sich leicht ablenken lässt (Wohnung putzen, Wäsche waschen, etc.). Definieren Sie darum mit Ihrer Familie / Ihren Mitbewohnern oder sich selbst Spielregeln für den Tagesablauf.
- Alltagsroutinen – Kaffee am Morgen, Spaziergang am Mittag etc. geben Sicherheit. Das menschliche Gehirn sucht immer nach Struktur – in hoch emotionalen und angespannten Zeiten geben Alltagsrituale Halt und helfen die Anspannung abzubauen.
- Stay connected – planen und organisieren Sie Ihre sozialen Kontakte: suchen Sie auch nach analogen Kontaktmöglichkeiten. Versuchen Sie bewusst mal wieder einen Brief zu schreiben oder machen Sie jemandem eine Freude, indem Sie ein Überraschungspaket kreieren und verschicken.
- Happy Feierabend – definieren Sie jeden Tag Ihre Feierabendzeit und etablieren Sie Feierabendrituale (siehe Tipps vom 25.03.2020).